Esta semana eu estava passando um treinamento de reforço para as minhas equipes de projetos sobre o método ágil de gerenciamento de projetos: Scrum. Enquanto explicava os principais procedimentos e princípios, tive um insight. Esses ensinamentos fazem muito sentido para qualquer empresa e não apenas para quem trabalha puramente com projetos!
Você já ouviu falar no método Scrum? Este é o nome dado a um dos métodos mais reconhecidos de gerenciamento ágil de projetos. O nome é inspirado em um tipo de jogada utilizada no rugby, na qual uma parte da equipe se junta em um momento específico da partida e, em forma de “bloco”, luta pela bola contra o adversário. Ou seja, é um momento em que a equipe trabalha em conjunto para atingir um objetivo específico dentro do jogo, que é ter a posse de bola.
O método Scrum, segundo o SBOK Guide (o guia oficial sobre o método), “É uma metodologia de adaptação, iteratividade, rapidez, flexibilidade e eficiência, projetada para fornecer um valor significativo de forma rápida durante todo o projeto”. Diferente do método “tradicional” de gerenciamento de projetos, ele trabalha com pequenas entregas ao cliente ao longo do projeto. Desta maneira, é possível ter funcionalidades do que o cliente precisa muito antes do término do projeto e é possível encontrar falhas no processo muito mais cedo também. Desta maneira, podemos reverter estes problemas antes que vire algo irreversível no cronograma.
Ok, mas o que isso agrega no meu restaurante, no meu mercado, na minha loja, na minha estética ou em qualquer outro ramo que possa estar inserido o seu negócio? Temos alguns princípios e rotinas no método que podem ser aplicados a qualquer equipe de trabalho e auxiliar na organização e produtividade das equipes. Eu separei 3 coisas que eu acho que poderão lhe dar bons insights para aplicar na sua empresa. Vamos lá:
– Sprint
Sprint é um período de tempo determinado pela equipe (normalmente espaços entre 2 e 4 semanas) para executar um número de tarefas planejadas rumo ao objetivo maior. O processo funciona através da determinação de tarefas, metas, procedimentos ou como você preferir chamar, que deverão ser totalmente finalizados dentro deste período de tempo.
Trabalhar com sprints traz o sentimento de priorização e de urgência de tarefas importantes, que muitas vezes são prorrogadas por falta de planejamento. Os sprints se repetem dentro da periodicidade que a equipe achar melhor e, ao final de cada um, é o momento em que a equipe tem para fazer uma retrospectiva sobre o seu desempenho e planejar o próximo Sprint, que terá o mesmo tempo de duração sempre.
Você também pode colocar pesos nas tarefas para estimar o tamanho do esforço que deverá ser despendido para executá-las, e determinar a ordem de prioridade que elas tarefas devem ser executadas.
Será que organizar as tarefas do dia a dia da sua empresa em sprints de 1, 2, 3 ou 4 semanas ajudaria você e sua equipe a se organizar melhor e saber exatamente o que fazer e o que priorizar?
– Quadro de tarefas
O ideal é que este quadro seja algo bastante visual, como um Kanban. Através dele, toda a sua equipe pode verificar a situação do Sprint em tempo real. Ele pode ter quatro diferentes áreas, por onde as pessoas podem movimentar as tarefas conforme o andamento usando post-its. Normalmente sugerimos que as áreas sejam: “A fazer”, “Em andamento”, “Pronto” e “Impedimentos” (tarefas que não podem ser executadas devido a algum problema e, portanto, precisam que alguém resolva para que sejam finalizadas).
Um quadro destes, visível para todos, tende a melhorar a comunicação das pessoas e o senso de responsabilização em cada membro.
– Reuniões diárias
Este é um processo que eu gosto bastante no Scrum, e acredito que qualquer empresa pode implantar e se beneficiar. Funciona da seguinte maneira: todos os dias, antes de começar a trabalhar, a equipe se reúne durante 15 minutos (cronometrados e nada mais do que isso) em pé na frente do quadro de tarefas (fazer a reunião de pé é importante para que ela seja ágil!). Cada pessoa deverá responder 3 perguntas:
- O que você fez ontem para ajudar a equipe a concluir a Sprint?
- O que você fará hoje para ajudar a equipe a concluir a Sprint?
- Há algum obstáculo que esteja impedindo você ou a equipe a alcançar a meta da Sprint?
Desta maneira, com diálogo aberto diariamente, é possível diminuir os ruídos de comunicação entre a equipe e fazer com que possíveis dificuldades sejam ajustadas o quanto antes.
Muitas pessoas dizem que o método Scrum não pode ser aplicado para empresas que trabalham com processos repetidos, e que ele é funcional apenas para quem trabalha com projetos que tendem a mudar ao longo das entregas. Eu prefiro pensar que o método foi pensado para uma situação, mas nós podemos entende-lo e aplicar as premissas e processos que fizerem sentido para os nossos negócios.
Então, se você tem uma loja de roupas, por exemplo, pode implantar as reuniões diárias com sua equipe de vendas antes do dia começar para repassar procedimentos que devem acontecer naquele dia. Se você possui um restaurante, pode implantar os sprints para executar de maneira ágil alguns procedimentos que tem uma periodicidade maior, como limpeza de equipamentos, criação de novos cardápios, criação de novos métodos de preparo.
Sugiro uma leitura se você quiser aprender um pouco mais sobre o Scrum. É livro com conteúdo bem didático e uma leitura bem leve. O nome é “Scrum. A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, do autor Jeff Sutherland.
Espero que este artigo tenha lhe trazido boas ideias para implementar na sua empresa!