Como trouxemos em outro conteúdo (Clique aqui para acessar conteúdo sobre fundo de marketing), um dos maiores desafios em relação às ações que serão tomadas com os recursos do fundo de marketing da rede é ter um alinhamento sobre o que é esperado pelos franqueados e o que é realizado pela franqueadora. Para minimizar essa situação, a criação de um comitê de marketing pode ser uma boa alternativa, fortalecendo a confiança e a transparência em redes de franquias.
O QUE É:
O comitê de Marketing reúne alguns franqueados para que estes representem a rede junto à franqueadora nos assuntos relativos à gestão de marketing. Sua formação tem caráter informativo e colaborativo, ou seja, surge com o objetivo de promover a participação dos franqueados nas discussões sobre o uso dos recursos do fundo de propaganda. Assim, os comitês possibilitam que sejam trazidas opiniões, sugestões e necessidades de marketing da rede para a franqueadora de forma organizada e consistente!
E COMO ORGANIZAR UM COMITÊ DE MARKETING?
Para a criação do comitê, primeiramente, a franqueadora precisa definir com clareza as regras que regerão o seu funcionamento em um estatuto (podendo ser uma seção do estatuto do fundo de marketing). Aqui listamos 4 tópicos que você não deve deixar de fora na hora de cria-lo:
1- Quem fará parte do comitê: sugerimos um representante da área de marketing da franqueadora, um representante da gestão da rede da franqueadora e entre 2 e 5 franqueados, de acordo com o tamanho da sua rede. Estes devem ser definidos a partir de critérios e regras claras e pré-estabelecidas, podendo ser escolhidos (após cumprir esses critérios mínimos) por meio de eleição entre os franqueados, de definição de representantes por região, ou abrindo a possibilidade para quem tiver interesse – o que mais fizer sentido para sua a rede de franquias.
2- Como serão realizadas as reuniões, periodicidade e agenda: as reuniões podem ser realizadas de forma virtual ou presencial, e é muito importante deixar claro quem será responsável pelo custo de deslocamento, dependendo do formato a ser escolhido. O ideal é que as reuniões ocorram com periodicidade mínima semestral. Nessas reuniões, o objetivo principal será o de planejar a estratégia de marketing para o próximo semestre, havendo a apresentação de sugestões recebidas dos franqueados e, também, conversas sobre criação de campanhas de marketing e ações de divulgação, além de troca de práticas que podem ser aplicadas em outras unidades. Importante: tudo o que for debatido (pautas, definições e encaminhamentos) deve ser compartilhado com todos os franqueados da rede em forma de ata ou vídeo e, também, através do comitê.
3- Modelo de prestação de contas: nas reuniões de comitê de marketing é essencial que sejam realizados repasses de informação e prestação de contas dos investimentos, assim como seus retornos e resultados. É necessário que a forma, o nível de detalhamento e a periodicidade estejam claras e definidas. Sugerimos que sejam realizados extratos bimestrais ou trimestrais, contendo descritivo resumido com ações, critérios de alocação dos recursos quando necessário, e valor total gasto por tipo de ação. Além disso, sugerimos, também uma apresentação semestral consolidada detalhando: ações realizadas para toda a rede, inclusive as ações locais cooperadas; demonstrativo financeiro, com os valores gastos; e campanhas futuras.
4 – Decisões sobre uso dos recursos: por fim, deve-se ter sempre a clareza de que o comitê serve para aproximar, abrir um espaço de criação conjunta para impulsionar cada vez mais a rede, e que é imprescindível uma postura de abertura e escuta da franqueadora com todas as ideias e informações que serão recebidas, mas que a decisão final dos investimentos do que será feito cabe somente à franqueadora.
Com o estatuto feito e as regras definidas, a franqueadora pode anunciar à rede sobre a criação do comitê, informando-a sobre como ocorrerá o processo de seleção que foi previamente definido, quais os critérios para participação no comitê, os prazos para inscrição, e, também, divulgando o calendário em que ocorrerão os encontros, considerando que é imprescindível a presença de todos os membros nessas datas.
Com o comitê, será possível estabelecer uma relação de ganha-ganha entre os dois principais pontos de relação em uma franquia, criando um ambiente de confiança e transparência a partir do estímulo à participação dos franqueados e da proximidade gerada. A estratégia do Comitê de Marketing, portanto, contribui de forma positiva para o crescimento não só de cada unidade franqueada, mas da rede como um todo.
Texto: Juliana Dariva – Coordenadora de Gestão de Redes